TyreSoft RMA – Reifenreklamationen in einem Panel
Reifenreklamationen ohne Mail-Pingpong, Telefonate und verlorene Fotos.
Reklamationssoftware für Reifengroßhändler, Online-Shops und Werkstätten. Der Kunde füllt das Formular aus, und Sie bearbeiten den Fall von der Prüfung über die Abholung bis zur Entscheidung und Abwicklung.
- 7 Schritteim Kundenformular
- 14 TageFrist bei jeder Reklamation
- 12Status mit fertiger Nachricht
TyreSoft RMA hält jede Reifenreklamation an einem Ort: Der Kunde gibt Rechnung, DOT, Fotos und Abholadresse selbst an, Sie ändern den Status, und der Kunde bekommt sofort eine Nachricht. Die 14-Tage-Frist läuft automatisch mit.
- Kundenformular in 7 Schritten
- 14-Tage-Frist bei jedem Fall
- E-Mail oder SMS bei jedem Status
Für Reifengroßhändler, Online-Reifenshops, Marktplatzhändler und Reifenservices.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Montag, 9:10. Eine E-Mail: „Reifen gerissen, was jetzt?“
Ohne Rechnungsnummer, ohne Größe und DOT, dafür mit zwei unscharfen Fotos. Das Hin und Her beginnt: bitte die Rechnung, ein Foto der Seitenwand, die Abholadresse.
Eine Woche später weiß niemand mehr, wer dem Kunden zuletzt geantwortet hat, und der Hersteller will alle Fotos an einem Ort.
Die Reklamation selbst ist nicht schwer. Schwer ist, alles an einem Ort zu haben.
Frist
Eine Frist bei jeder Reklamation, nicht im Kalender einer Person.
Kunden erwarten eine Antwort innerhalb einer bestimmten Zeit, und in vielen Ländern setzt auch das Verbraucherrecht Fristen. Eine späte Antwort bedeutet einen verärgerten Kunden und manchmal eine Reklamation, die Sie anerkennen müssen.
Bei Dutzenden Reklamationen pro Saison reicht eine Frist im Kalender einer Person nicht. Sie muss bei jeder Reklamation sichtbar sein, für das ganze Team.
Sortieren Sie die Liste nach Frist und heften Sie dringende Fälle oben an.
Postfach vs. System
Ein Postfach weiß nur, was jemand gerade gelesen hat.
So funktioniert es
Fünf Schritte vom Eingang bis zum Abschluss.
- 1Reklamationder Kunde füllt das Formular aus
- 2PrüfungDaten, Fotos und Notizen
- 3AbholungKurier zur Adresse aus dem Formular
- 4EntscheidungGutschrift in % oder Betrag
- 5AbwicklungErsatz, Erstattung, Rücksendung oder Entsorgung
Bei jeder Statusänderung können Sie dem Kunden sofort eine Nachricht aus der Vorlage senden. Alles wird im Verlauf der Reklamation gespeichert.
Kundenformular
Der Kunde füllt das Formular selbst aus. Wichtige Felder lassen sich nicht überspringen.
- Sieben kurze Schritte: Kauf, Reifen, Produkt und Fahrzeug, Beschreibung, Anhänge, Abwicklung, Kontakt und Abholung.
- Rechnungsnummer, Marke, Modell, Größe und Grund sind Pflicht – ohne sie geht es nicht weiter.
- Bis zu 6 Reifen in einer Reklamation. Die Daten des nächsten Reifens kopieren Sie mit einem Klick.
- Hinweise an den Feldern: wo die DOT steht und wie man die Reifen für die Abholung verpackt.
Was der Hersteller fragen wird
Jeder Reifen mit DOT, Position, Profil und Laufleistung.
- 12 Reklamationsgründe, vom Riss in der Seitenwand bis zum Ziehen des Fahrzeugs.
- Montageposition: links oder rechts, vorne oder hinten.
- Fragen zu Reparatur und Montage sowie Fahrzeugdaten: Marke und Modell, Baujahr, Motor, Laufleistung.
- Hilfsfragen zur Beschreibung: verhindert es das Fahren, sind Schäden sichtbar, wann trat es auf.
Abwicklung von Anfang an
Der Kunde wählt die Abwicklung und was mit einem abgelehnten Reifen passiert.
- Ersatz oder Erstattung. Bei Erstattung fragt das Formular nach der Bankverbindung, die Ihr Team dann in der Reklamation sieht.
- Bei Ablehnung: Rücksendung oder Entsorgung der Reifen.
- Die Entsorgung erfordert die Annahme einer Klausel, die Sie selbst formulieren.
- Anhänge bis 15 MB: Fotos als JPG und PNG sowie PDF-Dokumente.
Reklamationsliste
Alle Reklamationen und Fristen auf einem Bildschirm.
Status-Kacheln, Suche, angeheftete dringende Fälle und interne Notizen direkt in der Liste.
Reklamationskarte
Daten, Entscheidung und Kundennachricht auf einer Karte.
Status ändern, Vorlage einfügen, Gutschrift eintragen. Daneben Details der Reklamation und der Änderungsverlauf.
E-Mail und SMS
Jeder Status hat eine fertige Nachricht. E-Mail oder SMS mit einem Klick.
- 12 Vorlagen: von der Annahme der Reklamation über die Abholung bis zur Entscheidung und zum Abschluss.
- Eine SMS erreicht den Kunden sofort, auch wenn er nicht ins Postfach schaut. In Kattowitz hat das System bereits 336 SMS verschickt.
- Platzhalter für Nummer, Name, Status und Frist füllen sich automatisch, und direkt nach dem Absenden erhält der Kunde eine E-Mail mit der Reklamationsnummer.
- Jede gesendete Nachricht wird bei der Reklamation gespeichert: Sie sehen, wer dem Kunden wann geschrieben hat.
Status
12 Status, die den echten Ablauf einer Reifenreklamation abbilden.
- Eingegangen – wartet auf Prüfungneue Reklamation aus dem Formular
- Warten auf Vervollständigung des FormularsKundendaten fehlen
- Warten auf AbholungKurier holt die Reifen ab
- Vom Kunden zurückgesendet – zugestelltReifen sind bei Ihnen, Prüfung läuft
- Bearbeitungszeit verlängertzusätzliches Gutachten nötig
- Marktplatz-DiskussionGespräch im Bestellthread
- E-Mail-DiskussionFragen an den Kunden per E-Mail
- Entscheidung gesendetEntscheidung mit Begründung gesendet
- Warten auf Zahlungabgelehnt, Kosten der Rücksendung
- Reifen vom Kunden abgeholtReifen sind zurück beim Kunden
- Reklamation abgeschlossenFall abgeschlossen
- Reklamation storniertReklamation zurückgezogen
Fotos in Google Drive
Fotos jeder Reklamation landen in Google Drive.
- Anhänge aus dem Formular werden automatisch in Ihrem Google Drive gespeichert.
- Dem Hersteller oder Gutachter senden Sie einen Link, statt Fotos an eine E-Mail zu hängen.
- Alle Fotos einer Reklamation liegen an einem Ort, nicht in verschiedenen Postfächern.
- Die Fotos sind auch bei der Reklamation im Panel verfügbar.
Bewährt in der Praxis
949 Reifenreklamationen in 12 Monaten, in einem Panel.
Ein Reifenunternehmen aus Kattowitz (Polen) bearbeitet die Reklamationen seiner Kunden seit Oktober 2025 in TyreSoft RMA.
- 949
- Reifenreklamationen in 12 Monaten
- 155
- Kundenkonten mit Reklamationen
- 6.082
- Fotos, im Schnitt 6,6 pro Reklamation
- 5.761
- Dateien in 858 Ordnern in Google Drive
- 2.772
- Statusänderungen im Verlauf
- 232
- Reklamationen im Spitzenmonat (Sept. 2026)
Aggregierte, anonymisierte Daten.
Plattform
Drei Teile, ein System.
Team-Panel
rma.tyresoft.eu: Reklamationsliste, Reklamationskarte, Status, Entscheidungen, Nachrichtenvorlagen und Änderungsverlauf.
Kundenformular
Ein Link, den Sie Kunden senden, oder ihr B2B-Konto. Kunden melden die Reklamation selbst in 7 Schritten.
Integrationen
Google Drive für Fotos, E-Mail oder SMS an den Kunden bei Statusänderungen und die TyreSoft-Plattform mit B2B-Kundenkonten.
Für wen
Für alle, die Reifen verkaufen und Reklamationen bearbeiten.
Reifengroßhändler
Reklamationen von Werkstätten und Shops in einem Panel, mit vollständigen Daten für den Hersteller.
Online-Shops und Marktplätze
Verbraucherfristen, Vorlagen-Nachrichten und Marktplatz-Diskussionen im Griff.
Werkstätten und Reifenservice-Ketten
Reklamationen für in Ihrer Werkstatt montierte Reifen, mit Fahrzeugdaten, Position und Laufleistung.
So starten Sie
Einmal einrichten. Dann den Kunden den Link senden.
- 1Kostenlose Beratungwir zeigen TyreSoft RMA an Ihren eigenen Reklamationen
- 2KonfigurationStatus, Nachrichtenvorlagen, Entsorgungsklausel, Benutzer und Google Drive
- 3Link zum Formularan Kunden senden, auf der Website und im B2B-Konto einbinden
- 4Erste Reklamationenalles in einem Panel, mit Fristen und Verlauf
Zugang auf Einladung
Sprechen wir über Ihre Reklamationen.
Kostenlose Beratung: Wir zeigen TyreSoft RMA an Ihren eigenen Reklamationen, unverbindlich. Schreiben Sie uns, wie viele Reifenreklamationen Sie pro Saison bearbeiten und über welche Kanäle sie kommen.
PS Die E-Mail „Reifen gerissen“ kommt trotzdem. Sie antworten mit einem Link zum Formular statt mit fünf Fragen.