TyreSoft RMA – Bandenclaims in één paneel
Bandenclaims zonder mailketens, telefoontjes of zoekgeraakte foto’s.
Claimsoftware voor bandengroothandels, webshops en garages. De klant vult het formulier in, en u behandelt de claim van controle en ophalen tot beslissing en afhandeling.
- 7 stappenin het klantformulier
- 14 dagentermijn bij elke claim
- 12statussen met kant-en-klaar bericht
TyreSoft RMA bewaart elke bandenclaim op één plek: de klant geeft zelf factuur, DOT, foto’s en ophaaladres op, u wijzigt de status en de klant krijgt meteen een bericht. De termijn van 14 dagen loopt automatisch mee.
- Klantformulier in 7 stappen
- Termijn van 14 dagen bij elke claim
- E-mail of sms bij elke status
Voor bandengroothandels, online bandenwinkels, verkopers op marktplaatsen en bandenservices.
Herkenbaar?
Maandag, 9:10. Een mail: „band gescheurd, wat nu?”
Zonder factuurnummer, zonder maat en DOT, maar met twee onscherpe foto’s. Het heen-en-weer begint: de factuur graag, een foto van de zijwand, het ophaaladres.
Een week later weet niemand meer wie de klant als laatste heeft geantwoord, en de fabrikant wil alle foto’s op één plek.
De claim zelf is niet moeilijk. Alles op één plek krijgen wel.
Termijn
Een termijn bij elke claim, niet in de agenda van één persoon.
Klanten verwachten binnen een bepaalde tijd een antwoord, en in veel landen stelt ook het consumentenrecht termijnen. Een laat antwoord betekent een ontevreden klant en soms een claim die u moet toekennen.
Met tientallen claims per seizoen is een termijn in de agenda van één persoon niet genoeg. Hij moet bij elke claim zichtbaar zijn, voor het hele team.
Sorteer de lijst op termijn en zet dringende claims bovenaan vast.
Inbox vs. systeem
Een inbox onthoudt alleen wat iemand toevallig heeft gelezen.
Zo werkt het
Vijf stappen van indiening tot afgesloten claim.
- 1Claimde klant vult het formulier in
- 2Controlegegevens, foto’s en notities
- 3Ophalenkoerier naar het adres uit het formulier
- 4Beslissingvergoeding in % of bedrag
- 5Afhandelingvervanging, terugbetaling, retour of afvoer
Bij elke statuswijziging kunt u de klant meteen een bericht uit een sjabloon sturen. Alles wordt opgeslagen in de historie van de claim.
Klantformulier
De klant vult het formulier zelf in. Belangrijke velden kun je niet overslaan.
- Zeven korte stappen: aankoop, banden, product en voertuig, beschrijving, bijlagen, afhandeling, gegevens en ophalen.
- Factuurnummer, merk, model, maat en reden zijn verplicht – zonder die gegevens gaat het formulier niet verder.
- Tot 6 banden per claim. De gegevens van de volgende band kopieert u met één klik.
- Tips bij de velden: waar de DOT staat en hoe u de banden verpakt voor ophalen.
Wat de fabrikant gaat vragen
Elke band met DOT, positie, profiel en kilometerstand.
- 12 claimredenen, van een scheur in de zijwand tot een auto die naar één kant trekt.
- Montagepositie: links of rechts, voor of achter.
- Vragen over reparatie en montage, plus voertuiggegevens: merk en model, bouwjaar, motor, kilometerstand.
- Hulpvragen bij de beschrijving: kan er nog gereden worden, is schade zichtbaar, wanneer begon het.
Afhandeling vanaf het begin
De klant kiest de afhandeling en wat er met een afgewezen band gebeurt.
- Vervanging of terugbetaling. Bij terugbetaling vraagt het formulier om een rekeningnummer, dat uw team daarna bij de claim ziet.
- Bij afwijzing: banden retour of afvoeren.
- Afvoer vereist het accepteren van een clausule die u zelf opstelt.
- Bijlagen tot 15 MB: foto’s in JPG en PNG en pdf-documenten.
Claimlijst
Alle claims en termijnen op één scherm.
Statustegels, zoeken, vastgezette dringende claims en interne notities direct in de lijst.
Claimkaart
Gegevens, beslissing en klantbericht op één kaart.
Wijzig de status, voeg een sjabloon in en vul de vergoeding in. Ernaast de claimgegevens en de historie.
E-mail en sms
Elke status heeft een kant-en-klaar bericht. E-mail of sms met één klik.
- 12 sjablonen: van het aannemen van de claim en het ophalen tot de beslissing en afsluiting.
- Een sms bereikt de klant meteen, ook als hij zijn inbox niet bekijkt. In Katowice heeft het systeem al 336 sms’jes verstuurd.
- Plaatshouders voor nummer, naam, status en termijn vullen zich vanzelf in, en direct na het indienen krijgt de klant een e-mail met het claimnummer.
- Elk verstuurd bericht wordt bij de claim opgeslagen: u ziet wie de klant wanneer heeft geschreven.
Statussen
12 statussen die passen bij hoe bandenclaims echt verlopen.
- Ingediend – wacht op controlenieuwe claim uit het formulier
- Wacht op aanvulling formulierklantgegevens ontbreken
- Wacht op ophalenkoerier haalt de banden op
- Door klant teruggestuurd – geleverdbanden zijn bij u, inspectie loopt
- Beoordelingstermijn verlengdextra expertise nodig
- Marktplaatsdiscussiegesprek in de bestelthread
- Discussie per e-mailvragen aan de klant per e-mail
- Beslissing verstuurdbeslissing met onderbouwing verstuurd
- Wacht op betalingafgewezen claim, kosten retourzending
- Banden opgehaald door klantbanden zijn terug bij de klant
- Claim afgeslotenzaak gesloten
- Claim geannuleerdclaim ingetrokken
Foto’s in Google Drive
Foto’s van elke claim gaan naar Google Drive.
- Bijlagen uit het formulier worden automatisch in uw Google Drive opgeslagen.
- De fabrikant of expert krijgt een link, zonder foto’s in een e-mail te stoppen.
- Alle foto’s van een claim staan op één plek, niet in verschillende inboxen.
- De foto’s zijn ook beschikbaar bij de claim in het paneel.
Bewezen in de praktijk
949 bandenclaims in 12 maanden, in één paneel.
Een bandenbedrijf uit Katowice (Polen) behandelt sinds oktober 2025 de claims van zijn klanten in TyreSoft RMA.
- 949
- bandenclaims in 12 maanden
- 155
- klantaccounts die claims indienen
- 6.082
- foto’s, gemiddeld 6,6 per claim
- 5.761
- bestanden in 858 mappen in Google Drive
- 2.772
- statuswijzigingen in de historie
- 232
- claims in de drukste maand (sept. 2026)
Geaggregeerde, geanonimiseerde gegevens.
Platform
Drie onderdelen, één systeem.
Teampaneel
rma.tyresoft.eu: claimlijst, claimkaart, statussen, beslissingen, berichtsjablonen en wijzigingshistorie.
Klantformulier
Een link die u naar klanten stuurt, of hun B2B-account. Klanten dienen de claim zelf in, in 7 stappen.
Integraties
Google Drive voor foto’s, e-mail of sms naar de klant bij statuswijzigingen, en het TyreSoft-platform met B2B-klantaccounts.
Voor wie
Voor iedereen die banden verkoopt en claims afhandelt.
Bandengroothandels
Claims van garages en webshops in één paneel, met volledige gegevens voor de fabrikant.
Webshops en marktplaatsen
Consumententermijnen, sjabloonberichten en marktplaatsdiscussies onder controle.
Garages en bandenketens
Claims voor banden die in uw garage zijn gemonteerd, met voertuiggegevens, positie en kilometerstand.
Zo begint u
Eén keer instellen. Daarna stuurt u klanten de link.
- 1Gratis adviesgesprekwe laten TyreSoft RMA zien met uw eigen claims
- 2Configuratiestatussen, berichtsjablonen, afvoerclausule, gebruikers en Google Drive
- 3Link naar het formulierstuur hem naar klanten, zet hem op uw website en in B2B-accounts
- 4Eerste claimsalles in één paneel, met termijnen en historie
Toegang op uitnodiging
Laten we het over uw claims hebben.
Gratis adviesgesprek: we laten TyreSoft RMA zien met uw eigen claims, vrijblijvend. Vertel ons hoeveel bandenclaims u per seizoen behandelt en via welke kanalen ze binnenkomen.
PS De mail „band gescheurd” komt toch wel. U antwoordt met een link naar het formulier in plaats van vijf vragen.